Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

La présente politique explique comment s’effectuent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels au sein de la Clinique Chiropratique Jonquière ou du cabinet du Dr Mélissa Bégin Basque afin d’assurer le respect des exigences légales à la protection des renseignements personnels.

Collecte, utilisation, communication, conservation et destruction des renseignements personnels

Collecte

Fins de la collecte. La Clinique (ou le chiropraticien) collecte et utilise les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités, notamment :

a. Auprès de ses patients :

• La date d’ouverture du dossier ;
• Le nom du patient à sa naissance, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et son sexe ;
• Une description sommaire des motifs de chaque consultation ;
• Les radiographies, le cas échéant, et les résultats de tous les autres examens du patient effectués ou demandés par le chiropraticien ;
• Le diagnostic de l’état du patient ;
• Une description des services professionnels rendus et leur date ;
• Les recommandations faites au patient ;
• Les annotations, la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus au patient ;
• Les renseignements financiers relatifs au paiement des honoraires.

b. Auprès de ses employés, fournisseurs et relations d’affaires :

• Le prénom ;
• Le nom ;
• Le titre professionnel ;
• Le numéro de téléphone d’affaires ;
• Le numéro de téléphone cellulaire, le cas échéant ;
• L’adresse courriel professionnelle ;
• L’adresse courriel personnelle, le cas échéant ;
• L’adresse postale professionnelle ;
• Les renseignements financiers relatifs au paiement des salaires ou des honoraires.

La Clinique (ou le chiropraticien) pourrait recueillir tout autre renseignement personnel transmis par une personne au moyen de son formulaire de contact sur son site Internet ou d’une adresse courriel de la Clinique ou du chiropraticien.

(Si applicable) La Clinique (ou le chiropraticien) utilise les services de Global Payments. Global Payments collecte, conserve, divulgue et protège vos renseignements personnels, y compris vos informations de paiement, conformément à sa politique de confidentialité. Ces renseignements peuvent inclure vos données de transaction, votre identité et votre activité en ligne. En procédant au paiement, vous consentez à la collecte, à l'utilisation, à la conservation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Global Payments. Vous consentez également à ce que vos renseignements personnels collectés par Global Payments puissent être transférés hors du Québec, y compris aux États-Unis ou ailleurs dans le monde d'une manière conforme aux lois applicables. Ils pourraient également être divulgués en conformité avec les lois applicables. Vous avez le droit de demander la destruction et la rectification de vos renseignements personnels collectés par Global Payments selon les modalités de sa politique de confidentialité.

(Si applicable) La Clinique (ou le chiropraticien) utilise les services de Chirosoft pour héberger les dossiers de ses patients. Chirosoft conserve, divulgue et protège les renseignements personnels conformément à la version la plus récente de sa politique de confidentialité et conformément aux termes et conditions prévus au contrat conclu avec la Clinique (ou le chiropraticien). Ces renseignements personnels peuvent inclure votre nom complet, ainsi que votre courrier électronique, de même que tout renseignement mentionné à l'article 2a. de la présente politique. Vous avez le droit en tout temps de demander la rectification et le retrait de vos renseignements personnels conservés par Chirosoft selon les modalités de sa politique de confidentialité.

Méthode et source de la collecte

Les renseignements sont généralement recueillis directement auprès des personnes concernées avec leur consentement, sauf exceptions prévues par la loi.

Communication

La Clinique (ou le chiropraticien) ne communique pas vos renseignements personnels à des tiers sans consentement, sauf :

• S’il s’agit de coordonnées d’affaires dans le cadre d’activités professionnelles ;
• Si la loi l’exige ;
• Pour éviter un préjudice sérieux à la personne concernée.

Tout fournisseur recevant des renseignements personnels doit être lié par contrat avec la Clinique. En cas de communication hors du Québec, une protection adéquate doit être garantie.

Conservation et destruction

• Les renseignements sont protégés par des mesures de sécurité raisonnables ;
• Ils sont conservés pendant 7 ans après leur dernière utilisation, sauf indication contraire légale ;
• Ils sont ensuite détruits ou rendus anonymes pour la recherche/statistique.

Sécurité des renseignements personnels

• Accès limité aux employés selon leurs fonctions ;
• Documents physiques protégés ;
• Chiffrement des documents numériques ;
• Utilisation de mots de passe sécurisés et changés régulièrement ;
• Engagement de confidentialité signé par le personnel ;
• Formations offertes sur la sécurité de l’information.

Accès et rectification

Les renseignements personnels sont accessibles à la Clinique. Toute personne concernée peut :

• Demander une copie de ses renseignements ou en autoriser l’accès à un tiers ;
• Faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou collectés de manière non autorisée ;
• Demander la suppression de renseignements périmés ou non pertinents.

Gouvernance

Un responsable de la protection des renseignements personnels est désigné par la Clinique. Il peut être contacté par courriel ou par courrier postal.

Tous les employés doivent respecter cette politique et les lois en vigueur lors du traitement des renseignements personnels.

Plaintes

Pour toute plainte concernant la protection des renseignements personnels, veuillez contacter le responsable à l’adresse indiquée. Une réponse vous sera fournie dans un délai de 30 jours.

Incidents de confidentialité

En cas d’incident :

• La cause sera identifiée ;
• Des mesures correctives seront prises ;
• Les risques seront réduits ;
• Des mesures seront mises en place pour éviter qu’un tel incident se reproduise.

Un registre des incidents est tenu à jour.

Questions

Pour toute question concernant cette politique, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel ou postale mentionnée ci-dessus.

Dernière mise à jour : 30 Mai 2025